Políticas de Tratamiento de Datos Personales

 

 

 

ALIANZA POSITIVA
MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Razón Social: Alianza Positiva, Asociación Mutual de Trabajadores del Grupo EPM
Nit. 890.981.629-1
Domicilio: Medellín
Dirección: Calle 51 51 – 31 Oficina 1106 Teléfono: 4441070
Correo electrónico: gerencia@alianzapositiva.com

 

Objeto

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que ALIANZA POSITIVA, haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

 

Ámbito de aplicación

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de ALIANZA POSITIVA.

 

Alcance

El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de ALIANZA POSITIVA y los Encargados del tratamiento de datos personales que obren en nombre de ALIANZA POSITIVA.

 

Antecedentes

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los Asociados y/o Beneficiarios de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Asociado y/o Beneficiario de la información, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los Asociados y/o Beneficiarios de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.

 

Finalidad de la base de datos

El recaudo de datos personales por parte de ALIANZA POSITIVA, tendrá las siguientes finalidades:

  1. El trámite de la solicitud de afiliación a ALIANZA POSITIVA
  • Cualquier acceso a los servicios estipulados dentro de nuestro Portafolio de Servicios.
  • El control y la prevención del fraude.
  • El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral en el caso de los empleados de ALIANZA POSITIVA.
  • La elaboración de estudios técnico-actuariales, estadísticas, encuestas, y análisis de tendencias del mercado.
  • Envío de información relativa a la educación financiera, encuestas de satisfacción de clientes y ofertas comerciales de servicios o convenios, así como de otros servicios inherentes a la actividad mutualista.
  • La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
  • Tratamiento de datos personales

 

 

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Asociados y/o Beneficiarios de la información, ALIANZA POSITIVA realizarán operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión.

 

Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

 

Derechos de los Asociados y/o Beneficiarios en el tratamiento de los datos personales
En el tratamiento de datos personales por parte de ALIANZA POSITIVA se respetarán en todo momento los derechos de los Asociado y/o Beneficiario de datos personales que son:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a ALIANZA POSITIVA o encargados del tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el Asociado y/o Beneficiario de sus datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son:
  •  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las persona

 

  1. Ser informado por ALIANZA POSITIVA o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.
  2. Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el tratamiento ALIANZA POSITIVA o encargados del tratamiento de datos personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
  4. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los Asociados y/o Beneficiarios de sus datos personales bajo tratamiento de ALIANZA POSITIVA para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a la gerencia, en la dirección calle 51 No. 51 – 31 oficina 1106, teléfono 444 10 70, correo electrónico gerencia@alianzapositiva.com. El área antes mencionada será el contacto de los Asociados y/o Beneficiarios de sus datos personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

 

Beneficiarios de la información

Los Asociados y/o Beneficiarios de datos personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con ALIANZA POSITIVA pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

 

Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará ante la Gerencia a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del Asociado y/o Beneficiario de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Procedimiento para actualizar información. El Asociado y/o Beneficiario de los datos personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de ALIANZA POSITIVA o el encargado del tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web, correo electrónico del área encargada del tratamiento de datos personales o sucursales.

 

Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones. Cuando el Asociado y/o Beneficiario de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el tratamiento de datos personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

 

  • La solicitud debe ser dirigida a la Gerencia, con la identificación del Asociado y/o Beneficiario, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Obligaciones de ALIANZA POSITIVA

  • Garantizar al Asociado y/o Beneficiario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Asociado y/o Beneficiario.
  • Informar debidamente al Asociado y/o Beneficiario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamientosea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que lainformación suministrada se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente alEncargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datoscuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a lascondiciones de seguridad y privacidad de la información del Asociado y/o Beneficiario.
  • Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términosseñalados en la ley o en el presente Manual.
  • Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Asociado y/o Beneficiario, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar, a solicitud del Asociado y/o Beneficiario, sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Asociado y/o Beneficiario.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Economía Solidaria, y las demás autoridades que les competa este tema.

 

Periodo de vigencia de las bases de datos

 

Las bases de datos de ALIANZA POSITIVA tendrán un periodo de vigencia de acuerdo con la afiliación del Asociado y/o Beneficiario que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento.